Sie müssen ein Word-Dokument weiterleiten und wollen dabei Ärger mit dem Datenschutz vermeiden? Sie wandeln das Word-Dokument deshalb in ein PDF-Dokument um? An sich eine gute Idee. Gerade deshalb sollten Sie wissen, was dabei an Details zu beachten ist. Leider kosten manche wichtigen Hilfsmittel etwas.

PDF: ein guter Ansatz!

Word-Dokumente gehören zum Alltag im Büro. Oft ist es nötig, sie weiterzuleiten, etwa als Anhang einer E-Mail. Nachteil dabei: Der Empfänger kann alle möglichen Veränderungen sichtbar machen, die das Dokument erfahren hat. Dabei kann er meist auch erkennen, von wem die Veränderung stammt. Der Name oder zumindest ein Kürzel stehen dabei.

Tückisch: die Zusatzdaten bei Word

Solange das Dokument intern zwischen Kolleginnen und Kollegen ausgetauscht wird, die daran arbeiten – kein Problem! Denn dann soll ja gerade jeder wissen, wer was verändert hat. Anders sieht es aus, wenn das Dokument nach außen geht. Dann ist das nicht akzeptabel und womöglich ein Datenschutz-Problem. Für solche Fälle gilt der Tipp: Wandeln Sie Word in PDF um!

Vorteile einer Umwandlung in PDF

Dieser Ratschlag ist ebenso häufig wie richtig. Die Umwandlung hat durchaus einige Vorteile. Ein PDF-Dokument kann nur noch mit relativ aufwendigen Mitteln verändert werden. Damit ist das, was Sie verschickt haben, gewisser-maßen fixiert. Außerdem ist nicht mehr festzustellen, wer wann etwas am Word-Dokument verändert hat. Die Nach-weise hierfür gehen bei der Umwandlung in ein PDF-Dokument verloren, so die Idee dahinter.

Einige typische Fallen

In Wirklichkeit bleiben einige Tücken, die man kennen sollte:

  • Folgende Daten übernimmt ein PDF-Dokument vom Word-Dokument: Name der Word-Datei, Angaben zum Bearbeiter (falls sein Name in der Datei steht, also auch der!) und verwendete Software. Wenn es sinnvoll ist, sollte man daher den Dateinamen und die Angaben zum Bearbeiter in den Dateieigenschaften innerhalb des Office-Programms ändern.
  • Manchmal sollen Teile eines PDF-Textes geschwärzt werden. Dafür bietet Adobe Acrobat unter „Werk-zeuge“ – „Schutz“ die Funktion „Inhalt schwärzen und entfernen“. Das Programm ist kostenpflichtig, beseitigt aber den Text, der geschwärzt wird.
  • Keine gute Idee ist es dagegen, den Text lediglich mit einem schwarzen Feld zu überlagern. Ein solches Feld kann der Empfänger problemlos wieder entfernen.
  • Wenn Teile eines PDF-Dokuments nachträglich „weggeschnitten“ werden, sind sie in Wirklichkeit nur ausgeblendet. Der Empfänger des Dokuments kann diese Teile problemlos wiederherstellen.

Eine besonders wichtige – aber kostenpflichtige – Funktion

Am zuverlässigsten ist es, das PDF-Dokument mit der (kostenpflichtigen) Funktion „vertrauliche Dokumente veröffentlichen“ zu bearbeiten, bevor man es weitergibt. Diese Funktion erzeugt das Dokument komplett neu. Alle unerwünschten Inhalte sind danach beseitigt. Ebenso kann man mit dem Tool in PDF-Dateien mit der entsprechenden Funktion „verborgene Informationen suchen und entfernen“.