An Gesprächen mit Bewerbern nehmen in einem Unternehmen normalerweise mehrere Personen teil. Eine Termineinladung über Outlook bringt die Akteure zusammen. Welche Informationen über den Bewerber oder die Bewerberin dürfen dabei im Outlook-Kalender und in der Outlook-Einladung enthalten sein?

Bewerbungsgespräche erfordern Terminvereinbarungen

Ein Unternehmen erhält immer wieder Vermittlungsangebote der Agentur für Arbeit. Die Termine für die nötigen Bewerbungsgespräche lässt es im Outlook-Kalender eintragen. Die Eintragungen enthalten immer den Namen des Bewerbers oder der Bewerberin und Angaben zu der Stelle, auf die sich das Vermittlungsangebot bezieht. In manchen Fällen kommen noch weitere Informationen hinzu. Vor allem wird festgehalten, ob der Bewerber früher schon einmal Vorstellungstermine versäumt hat.

Eintragungen im Outlook-Kalender sind rasch ein Problem

Das Unternehmen war unsicher, ob das alles so korrekt ist. Deshalb bat es das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht um Beratung. Die Antwort des Landesamts fällt differenziert aus.

Keine Probleme hat es damit, dass der Name des Bewerbers im Kalender und in der Einladung steht. Es hat auch nichts dagegen, dass das Stichwort „Bewerbungsgespräch“ enthalten ist. Bei allem, was darüber hinausgeht, sieht es aber erhebliche Probleme.

Zugriffs- und Löschungskonzept müssen funktionieren

Unternehmen dürfen Daten von Personen, die sich bewerben, nur an einem Speicherort speichern, der dazu aus der Sicht des Datenschutzes geeignet ist. Dafür muss der Speicherort zwei Kriterien genügen:

  • Zum einen muss ein Zugriffskonzept vorhanden sein. Es muss also genau definiert sein, wer auf die Daten zugreifen kann.
  • Zum anderen muss für den Speicherort ein Löschkonzept bestehen. Es muss also feststehen, wann gespeicherte Daten wieder gelöscht werden. Sie dürfen nur so lange gespeichert werden, wie das erforderlich ist.

Bei Outlook-Kalendern ist das oft schwierig

Wichtig dabei: All dies darf nicht nur auf dem Papier stehen. Vielmehr muss es in der Realität auch tatsächlich „gelebt“ werden. Mit Recht bemerkt das Landesamt, dass diese beiden Kriterien bei Outlook-Kalendern in der Praxis kaum je erfüllt werden. Dies scheitert schon an den üblichen Vertretungsregelungen für Mail-Postfächer. Sie führen dazu, dass immer wieder auch solche Mitarbeiter Daten wahrnehmen können, die überhaupt nicht an Bewerbungsgesprächen beteiligt sind.

Outlook verleitet zu großzügigen Zugriffsregelungen

Aber auch die Kalenderfreigaben sind vielfach sehr großzügig ausgestaltet. Das soll Terminplanungen mit mehreren Beteiligten erleichtern. Es kann aber auch dazu führen, dass Mitarbeiter Zugriff auf Kalenderdaten haben, obwohl es nicht erforderlich wäre. Dasselbe gilt bei Gruppenpostfächern, auf die mehrere Personen Zugriff haben.

Ergänzende Unterlagen gehören nicht in Outlook-Kalender

Vor diesem Hintergrund will das Landesamt nichts davon wissen, dass Bewerbungsunterlagen, Gesprächsnotizen und Vorbereitungsvermerke für ein Bewerbungsgespräch im Outlook-Kalender gespeichert werden. Sie gehören aus seiner Sicht dort nicht hin, sondern vielmehr in die Obhut der Stelle, die für Personalangelegenheiten im Unternehmen zuständig ist. Sie kann den Personen einen Zugriff einräumen, die am konkreten Bewerbungsverfahren mitwirken.

Die Löschung aller Daten muss sichergestellt sein

Besonderen Wert legt das Landesamt auf die ordnungsgemäße Löschung der Daten nach dem Abschluss eines Bewerbungsverfahrens. Dabei sieht es durchaus, dass auch dann noch ein Zugriff auf Bewerberdaten erforderlich sein kann. Das gilt etwa, wenn Berichtspflichten des Unternehmens gegenüber der Agentur für Arbeit bestehen.

Der Auskunftsanspruch von Bewerbern geht sehr weit

In der Praxis sollte man sich die Frage stellen, ob man nicht sogar auf den Namen des Bewerbers im Outlook-Kalender verzichten sollte. Denn es kommt immer wieder vor, dass ein Bewerber Auskunftsansprüche nach Art. 15 DSGVO geltend macht.

Dies ist besonders häufig, wenn jemand die Stelle nicht bekommen hat und beispielsweise behauptet, das liege an einer Diskriminierung seiner Person. Viele Juristen sind der Auffassung, dass sich der Auskunftsanspruch dann auch auf die Eintragungen im Outlook-Kalender erstreckt.

Das kann großen Aufwand auslösen

Der Aufwand, der dadurch entsteht, ist erheblich. Das Unternehmen muss nämlich den gesamten Outlook-Kalender durchsuchen lassen. Außerdem ist unter Umständen eine Abfrage dazu erforderlich, welche Mitarbeiter Eintragungen daraus übernommen und lokal abgespeichert haben. Dies alles lässt sich vermeiden, wenn der Name des Bewerbers nicht in den Outlook-Kalender aufgenommen wird.